Estão obrigados a ser acompanhados por documento de transporte, todos os bens em circulação, em território nacional, que sejam objeto de operações realizadas por sujeitos passivos (SP) de IVA.

Os equipamentos do imobilizado, por exemplo ferramentas, assim como produtos agrícolas da sua própria produção quando os produtores são SP, estão igualmente sujeitos a esta obrigação.

Os documentos de transporte são:

• Fatura;
• Guia de Remessa;
• Guia de Transporte;
• Nota de Devolução;
• Documento equivalente.

Estes documentos devem conter:

• Local de carga e descarga;
• Data e hora em que se inicia o transporte;
• Do remetente e do adquirente:
  • Nome, firma ou denominação;
  • Domicilio ou sede;
  • NIF (do adquirente só se for SP).
• Documentos em papel têm que ser produzidos por tipografia autorizada e conter todos os elementos obrigatórios desta.

Quando o SP dispuser ou estiver obrigado a ter programa de faturação certificado, terá igualmente que dispor de programa certificado para emissão de documento de transporte.

Comunicação dos documentos de transporte à Autoridade Tributária (AT)

• Obrigatório a partir do dia 1/07/2013 e antes do início do transporte;
• Todos os SP de IVA com sede ou residência fiscal em território nacional, com um volume de negócios no ano anterior superior a 100.000€;
• Sempre que o destinatário ou adquirente seja consumidor final está excluída a obrigação de comunicar;
• Os SP sujeitos a certificação dos programas de faturação comunicam pelas seguintes formas:
  • Por via eletrónica em tempo real utilizando sistema disponibilizado pela AT;
  • Através do envio de ficheiros exportado pelo programa informático recorrendo à aplicação de envio de dados disponibilizado no Portal das Finanças;
  • Emissão direta no Portal das Finanças do documento de transporte;
  • Esta obrigação considera-se cumprida no momento em que for disponibilizado pela AT o código de identificação atribuído ao documento, o qual substituiu os exemplares impressos, exceto aquando da emissão de documentos de transporte em papel.
• Para SP que emitam documentos através de impressos tipográficos ou em caso de inoperacionalidade do sistema informático comunicam da seguinte forma:
  • Através de serviço telefónico;
  • Solicitam no Portal da Finanças uma senha de acesso individual de serviço telefónico automático;
  • Identificam os 4 últimos dígitos do número do documento de transporte, data e hora do início do transporte e o NIF do adquirente;
  • Depois a AT atribuiu um código de comunicação telefónica através de mensagem de voz e escrita o qual deverá ser inserido no Portal das Finanças até ao 5º dia útil seguinte ao início do transporte os restantes elementos.
• Está dispensado da comunicação dos documentos de transporte nos casos em que as faturas servem como documentos de transporte e sejam emitidas pelos sistemas informáticos

Algumas situações pontuais:

• Quando os documentos de transporte são elaborados desconhecendo o local de descarga ou destinatário, no momento da saída deve emitir um documento de transporte global impresso em papel e comunicar no Portal da Finanças até ao 5º dia útil seguinte ao transporte;
• SE no momento da entrega dos bens o sujeito passivo não está obrigado a processar uma fatura, então esta pode ser emitida até ao 5º dia útil seguinte ao do transporte, devendo efetuar documento definitivo que titule a entrega, fazendo sempre referência ao documento de transporte global;
• No caso de alterações do local de destino ocorridas após o inicio do transporte, ou a não-aceitação imediata e total dos bens transportados, deve proceder à emissão de documentos de transporte adicional em papel pré-impresso, devendo este ser comunicado até ao 5º dia seguinte ao do transporte ou através de meios informáticos, devendo a comunicação efetuar-se antes do novo transporte;
• A fiscalização do cumprimento das normas compete à AT e à unidade com as atribuições tributárias, fiscais e aduaneiras da GNR, cabendo também a esta ultima, conjuntamente com as restantes autoridades, designadamente PSP, prestar toda a colaboração que lhes for solicitada para o efeito.

Junho/2013